I enhver virksomhed bestræbelse, kan en ejer opstå flere svedige håndflader erfaringer. Gæster kan deltage i multi-differentieret overgreb lige fra voldsomme kritik af en vare eller tjenesteydelse, mistillidsvotum for (manglende) kunde bistand, indsigelse mod tidsforskydning for at levere nævnte produkt eller service og luftning af talrige andre klager. Selvfølgelig, indser en ejer, at dette kommer med stejle område forretningsførelse. Det er imidlertid fortsat en ydmygende oplevelse når de vekselvirker med en højrøstede klient – en person, der vil lade alle vide fra venner og slægtninge til Better Business Bureau om de opfattede mangler virksomhed.
Måske den mest skræmmende situation berører en “det er ikke alle hvad det krakkede til at være” virksomhedsejer er en betaling, der er sent eller aldrig ankommer. Overveje privatskole ejeren, der minder en forælder om den månedlige gebyr kun at modtage dette svar: “Bare Giv mig et par dage mere.” Tænk på en konstruktion virksomhed ejer, der rettelig søger en periodisk betaling fra klienten og er blevet afvist med “Jeg vil betale dig når jeg kan.” Forestille en gym ejer, der kan have at gøre tilbage flips bare for at indsamle på den månedlige betaling.
Ved valg eller endda nødvendighed, synes der at eksistere en vogn af kunder, der ikke måske så let afvige med deres penge uanset deres ansvar eller hvad der er moralsk rigtigt. Denne ulykkelige omstændighed (dvs., når en ejer ikke kan effektivt indsamle penge, der skyldes) alvorligt hæmmer cash flow–en virksomheds livline, afgørende for sin vitalitet. Når business udgifter overhale indtægter (negativt berørt af sent eller ikke-betalinger), kommerciel fiasko er alle, men garanteret.
Der findes to primære måder i forbindelse med en uønsket klient hvis penge er fortsat undvigende. Mange virksomheder stadig omfavne samlinger processen – uanset om de udfører denne opgave in-house eller kontrakt med eksterne institutioner. Hvis virksomheden vælger for at kontakte kunden direkte, faktura efter faktura fremsendes som er meget arbejdskrævende og bekostelig. En ejer skal overveje bekostning af fakturaer, Porto, sent bekendtgørelser og samling opkald og den tid, det tager personale til at opfylde denne pligt (og den ledsagende løn / fordele dette personale periodisering). Udenfor samling er agenturer ikke nødvendigvis et fordelagtigt alternativ. De typisk holde mindst 25% af ejeren er fortjent profit.
Den anden metode til håndtering cash flow-udfordrende kunden er baseret på den forudsætning, at ejeren af en virksomhed skal være proaktiv. Han/hun skal indse fordelene ved automatiserede betalinger, og hvordan denne proces kan mere let forhindre den “Kære kunde, kan du betale mig” bogstav.
Automatiserede betalinger er et køretøj, hvor en kundes konto automatisk debiteres og overført til en ejerkonto på den nøjagtige dato en betaling sker. Efter beslutningen om at købe et produkt eller benytte en service, en potentiel kunde underskriver en enkelt frigivelse form, giver tilladelse til at overføre betaling på en bestemt due dato. Kunden vælger at betale, især med checks eller kreditkort.
Den udløsende spørgsmålet: Hvordan skal midlerne overføres fra kunden til ejeren? Der findes to primære måder når check behandling er involveret. Et alternativ er via papir udkast, som kan udstedes gennem passende software og leveret til ejeren så han/hun kan deponere dem (som hvis de var papirchecks) eller sendes direkte til ejeren ‘ bank. Forarbejdning selskab erhverver kundernes bank information og konverterer oplysninger til den relevante bankcheck.
En ejer kan beslutte at alternativt bruge en web-baseret interface, en virtuel terminal, blot indtaste kundeoplysninger i et let-at-bruge program. (Her, dataindtastningen udføres in-house). Data er automatisk omdannet til det krævede format, og behandlet via ACH (automatisk Clearing House) systemet. Det tager normalt to til tre bankdage for overførslen fuldføres. I det scenario, hvor en kontrol er NSF, beskæftiger nogle virksomheder en auto-indsamle funktion, der vil automatisk sende igen check to flere gange, hvis det er nødvendigt. Denne funktion ikke kun sparer en ejer, tid og penge, det kan også helt udelukke temmelig pinligt processen til opkrævning af elementet NSF.
Tilbagevendende betalinger med kreditkort kan også behandles ved hjælp af en virtuel terminal. Sådan en terminal bør omfatte redigering funktioner, således at kundeoplysninger kan ændres, tilføjes eller slettes når det er nødvendigt. Desuden giver en virtuel terminal en fuld transaktionsbeslutning historie af alle posteringer, der har kørt gennem systemet.
Der er utallige fordele ved hjælp af en automatiseret betalingssystem: det sikrer pålidelig cash flow, skærer ned på udgifterne som mailing fakturaer eller kontraherende med inkassobureauer, afregner midler rettidigt, strømliner fakturering proces, osv. Andy Grove, tidligere formand & CEO af Intel Corporation, forstår de ovennævnte fordele. Flere år siden, sagde han, “på samme måde som vi har set en massiv strøm af indhold til internettet, vil vi se et skift til automatiske betaling på markedet.” Nogen kyndige virksomhedsejer skulle få lyst til at være en aktiv deltager i dette skift.